Приложение на RFID технологията в интелигентното събиране и разпознаване на документи

Технологията за радиочестотна идентификация RFID постепенно заема мястото на ръчното управление на документи, автоматичната идентификация осигурява голямо удобство. За да се реализира бързо управлението на всички видове документи и архивни ресурси, е необходимо да се въвеждат и управляват файловете с RFID тагове. Интелигентното управление на RFID намалява досадното работно натоварване, извършвано от администраторите, като по този начин намалява разходите за персонал на архивите и намалява разходите. RFID се използва при интелигентно събиране и идентификация на документи.

Чрез комбинацията от RFID технология за автоматична идентификация и компютърна софтуерна технология, RFID електронният етикет се използва като носител за съхранение на информация и се поставя върху портфолиото, основната информация и записите за връщане на архивите се съхраняват в RFID чипа и RFID четенето и оборудването за писане се използва за сътрудничество със системата за управление на фоновата база данни, за да се реализира управлението на информацията на работния процес на заемане, връщане, търсене и инвентаризация на архиви.

Предимства от прилагането на RFID технологията в управлението на документи.
1. Бързо и точно местоположение: картата на географското разпределение на цялата стая за документи се съхранява на мобилното оборудване за проверка на място и индикацията за географско местоположение ще бъде направена към документите, за да се постигне бързо търсене и операция за архивиране.

2. Лесна инвентаризация: използването на RFID оборудване за инспекция може бързо да завърши инвентаризация на документи, проверка на грешки, рафтове и друга работа, значително намаляване на натоварването на библиотекарите в същото време може да подобри ефективността на управление на документи, да намали процента на грешки при заемане и подаване.

3. Точен запис на информацията за документа: операторът на документа, заемателят, заемът и времето за подаване се регистрират автоматично от системата, за да се предотвратят ръчни грешки, като същевременно се гарантира точността на оригиналните данни на информационната система за управление на документи. и може да осигури запитване в реално време за статус на документ, отпечатване на отчет.

4. Пакетно заемане на документи и управление на регистрацията на архивиране: управлението на документи е много сложна задача, с по-малко мениджъри на документи и повече хора, които търсят заети документи. Технологията RFID се използва за реализиране на модернизацията и автоматизацията на управлението на документи, повишаване на ефективността на работа и намаляване на интензивността на труда на администраторите на документи и подпомагане на библиотекарите да реализират автоматично пакетно заемане на документи, архивиране и регистрация.

5. Информацията за съхранение на RFID тагове на документи може да се променя свободно: електронните тагове имат голям капацитет за достъп до данни и информацията за съхранение може да се променя свободно, което е удобно за атрибути на документи и управление на друга информация.

Системата за интелигентни архиви RFID ще формира информация за електронна лична карта за всеки файл, която реализира функциите за управление на проследяване на целия процес, позициониране на файлове, автоматична инвентаризация на файлове, интелигентен анализ и т.н., което значително оптимизира процеса на управление на файлове и намалява натоварването. Прилагането на RFID технологията прави добър мост между управлението на хартиени файлове и архивирането на електронна информация.